digital business solution d.3

Il modulo di workflow integrato permette di semplificare ed accelerare i processi di revisione ed approvazione, facilitando il lavoro agli operatori. d.velop ha la soluzione per i bisogni specifici dell’intera gestione documentale dell’azienda sia che si tratti di digitalizzazione della posta in arrivo, della fatturazione emessa dal software gestionale ERP o del flusso incontrollato di email che girano per l’azienda.

Moduli del pacchetto standard:

- Archiviazione elettronica
- Gestione workflow
- Archiviazione sostitutiva
- Gestione e-mail in ingresso
- Integrazione con ERP

I vantaggi della soluzione:

- Maggiore trasparenza
- Risposte migliori e più veloci alle domande
- Tempi di reazione più brevi
- Analisi dettagliate con un click
- Scalabilità
- Tempi di risposta più brevi
- Accessibilità garantita anche per il futuro
- Un solo sistema per tutti i processi di document management

Archiviazione elettronica

Meno carta sulle scrivanie, negli armadi ed in archivio, maggiore trasparenza dei processi aziendali, maggiore sicurezza in ambito legale ed archiviazione a prova di revisione di tutte le informazioni aziendali su sistemi di memorizzazione certificati sono solo alcuni dei numerosi benefici del sistema di archiviazione elettronica sviluppato da d.velop. Il cuore del sistema ECM è l’archiviazione professionale dei documenti in formati non-modificabili quali TIFF e PDF/A. L’archiviazione digitale studiata da d.velop è la soluzione ideale per la conservazione centralizzata e la gestione degli accessi ad ogni tipo di dato, dai documenti nati in forma cartacea ai disegni tecnici ed alle e-mail con allegati. La conformità legislativa è garantita dai formati pensati per essere sottoposti ai cicli di revisione e rilascio. Tutti questi vantaggi sono totalmente indipendenti dal sistema originario. d.3 soddisfa le regole restrittive imposte da direttive comunitarie od internazionali quali SOX, GDPdU, GoB. Il risultato è una minore spesa data da un minor numero di stampe, da un minor uso della carta e dal minore spazio necessario all’archiviazione fisica, insieme ovviamente ad un notevole risparmio di tempo attraverso l’utilizzo del comodissimo strumento di ricerca integrato basato sul processo.

Semplicità di impiego:

- Ricerca rapida di qualsiasi documento
- Archiviazione manuale di documenti cartacei non più necessari
- Generazione automatica o semi-automatica di record al momento dell’archiviazione di nuovi documenti
- Migliore visione globale grazie ad un’interfaccia intuitiva e personalizzabile per utente

Note tecniche:

- Annullamento spese superflue utilizzando sistemi di storage già in uso
- Altissimo grado d'integrazione nei sistemi standard utilizzati quotidianamente
- Abbattimento delle spese d'amministrazione
- Distruzione a norma di legge dei documenti originali dopo l’archiviazione (opzionale)

Workflow – Business Process Management (BPM)

“La possibilità di tenere sotto controllo tutti i processi aziendali utilizzando workflow digitali migliora la produttività, aumenta la trasparenza e migliora la disponibilità e l’accessibilità alle informazioni ricercate”.
La soluzione d.velop per il workflow, o BPM (Business Process Management), permette la gestione attraverso uno strumento grafico ed il controllo automatizzato di procedure individuali e dei diversi ruoli di responsabilità presenti in un’azienda.
Questo permette un più efficiente impiego della forza lavoro disponibile, incrementando la velocità dei processi ottimizzando tutte le procedure, dalla manutenzione dei master data all’ispezione, approvazione e rilascio dei documenti.

Semplicità di impiego:

- Completamento semplificato di processi complessi
- Distribuzione automatizzata dei documenti digitali ai responsabili
- Controllo continuativo dello stato dei documenti durante i processi
- Controllo automatico per i processi con criticità legate alle tempistiche
- Possibilità di utilizzo di form personalizzate per ogni società

Note tecniche:

- Editor grafico intuitivo a supporto della mappatura dei processi
- Supporto per le notazioni su attività in corso (EPK, BPMN)
- Interfacce certificate per la connessione a software ERP, Microsoft Office o Outlook

Scansione e classificazione

“L’acquisizione in formato digitale e la lettura automatica di documenti nati in forma cartacea permette di aumentare i processi aziendali, diminuendo i tempi di passaggio dei documenti ed aiutando gli operatori a portare a compimento le attività di routine. La soluzione permette inoltre di risparmiare parecchio spazio fisico”
L’archiviazione in digitale può essere utilizzata e sfruttata al meglio solamente quando gli operatori sono messi in grado di acquisire velocemente e facilmente i documenti e questi vengono automaticamente distribuiti ai diversi responsabili. Il sistema di scansione e classificazione sviluppato da d.velop è stato realizzato esattamente per garantire questa situazione.
Al momento dell’acquisizione in formato digitale il pacchetto è in grado di riconoscere in automatico caratteristiche quali la tipologia del documento in lavorazione (quali le fatture o le bolle di consegna merci), leggendolo e ricavandone in base a specifiche maschere predefinite tutte le informazioni necessarie al preciso riconoscimento del documento, essendo così in grado di assegnarlo al corretto processo interno. Il drastico abbattimento delle onerose operazioni manuali garantisce una migliore redditività ed una minore probabilità di commettere errori.

Semplicità di impiego:

- La disponibilità di reperire tutte le informazioni relative ai documenti permette di diminuire i tempi di ricerca e raccolta informazioni
- Possibilità di lettura dei dati chiave dei documenti tramite lettura full-text in modalità OCR o tramite una soluzione form-based
- Minor tempo dedicato alla profilazione dei documenti
- L’assegnazione automatica dei documenti acquisiti alla corrette tipologie documentali ed all’interno dei processi desiderati garantisce una maggiore stabilità dei processi

Note tecniche:

- Validazione dei dati attraverso l’interfacciamento con software esterni (ad es. sistema ERP)
- Flessibilità data dalla possibilità di interfacciamento con qualsiasi sistema di scansione risconosciuto dal sistema
- Possibilità di classificazione automatica delle e-mail

Integrazione con prodotti Microsoft e gestione e-mail
La gestione documentale non è mai stata più semplice.

Avendo a disposizione una completa gamma di strumenti di interfacciamento con i prodotti Microsoft Office, AX, NAV ed altri, è semplice create, archiviare e ricercare i documenti. Questa ampia integrazione con l’infrastruttura Microsoft esistente, garantisce agli utenti l’accesso a funzioni di gestione documentale direttamente dalle interfacce normalmente utilizzate senza distinzione ad esempio tra Outlook, Sharepoint, AX od un CRM. L’integrazione con il pacchetto Microsoft Office permette l’archiviazione digitale e la ricerca dei documenti direttamente dai programmi di Office. Il risultato è una notevole semplificazione dei processi facenti parte di complessi workflow, come le operazioni da eseguire per la revisione dei documenti. La gestione delle email di d.velop è altamente flessibile e garantisce un’archiviazione completa e sicura a lungo termine. Inoltre permette di eseguire ricerche tra e-mail in ingresso o uscita con una velocità impossibile da raggiungere in altre modalità. Tutto questo abbassa i costi, riduce i tempi di attesa, riduce l’utilizzo dei server di posta ed abbassa drasticamente il rischio di perdita di informazioni causate dalla cancellazione volontaria o meno da parte degli utenti.

Semplicità di impiego:

- Utilizzo efficiente di modelli Office
- Accessibilità garantita e gestita a tutte le informazioni aziendali tramite rete, senza duplicazioni per reparti o sedi
- Possibilità di eseguire editazioni integrali con annotazioni
- Archivio centralizzato di e-mail ed allegati senza repliche inutili e rischiose nei diversi ambienti
- Ricerca attraverso interfacce famigliari di Outlook o Lotus Notes
- Gestione ben organizzata delle e-mail in file digitali

Note tecniche:

- Elevata compatibilità con sistemi Hardware e Software già presenti
- Interfacciamento attraverso interfacce certificate
- Costi di training ridotti grazie all’uso di interfacce standard Microsoft già famigliari agli utenti
- Conformità con i requisiti normativi sull’archiviazione
- Ottimizzazione della gestione dei server aziendali
- Compressione dei file allegati con un’unica operazione
- Cancellazione regolata dei messaggi e-mail dalle caselle